Finalmente, dopo un lungo periodo, si ritorna ad organizzare eventi e le Aziende, piano piano, ricominciano a pianificare le loro attività di relazioni con il pubblico o di promozione dei loro prodotti o semplicemente tornano a confrontarsi con gli addetti del loro mercato di riferimento.
Un evento organizzato seguendo le regole del bon ton è un evento che si distingue, facilita i rapporti e rafforza il brand aziendale o del prodotto.
Solitamente, più è formale l’evento, più è corretto seguire delle regole in quanto i comportamenti e l’organizzazione devono essere impeccabili. Dall’accoglienza del primo ospite alla conclusione della giornata o della serata tutti devono essere trattati alla stessa maniera, nessuno escluso.
Un convegno o un congresso solitamente presentano un carattere più formale rispetto ad un meeting, in questo caso valgono le regole del protocollo dell’evento pubblico dove il punto focale diventa l’assegnazione dei posti.
Per esempio, se al tavolo della presidenza siedono relatori importanti, l’ospite con la maggiore visibilità siederà alla destra del Presidente e il secondo per importanza alla sua sinistra. Non importa in questo caso se il relatore sarà donna o uomo, l’assegnazione del posto dipenderà esclusivamente dal ruolo che essi ricoprono.
Se i relatori saliranno via via sul podio per il loro intervento sarà corretto riservare loro i posti in platea, in prima fila, proprio davanti al Presidente o “padrone di casa”.
Dicevamo che l’ospitalità impeccabile deve manifestarsi da subito. All’arrivo degli ospiti, il servizio guardaroba non dovrebbe mai mancare, in qualunque stagione. Nessun ospite dovrà essere costretto a tenere il soprabito o una valigetta sulle ginocchia e, se ciò dovesse accadere, una hostess prontamente dovrebbe offrirsi di portargli l’oggetto presso il guardaroba stesso.
La reception o il momento dell’accredito dei partecipanti, sia una cena o un meeting con una partecipazione importante, deve essere ben strutturata. Quindi vi è la necessità di un numero adeguato di hostess rispetto al numero dei partecipanti in modo da non creare file o assembramenti. Le hostess devono essere accoglienti e sorridenti, essere veloci ed in grado di risolvere qualsiasi problema si presenti o qualunque tipo di richiesta venga loro fatta.
Se l’evento è per un gruppo di persone ristretto, vanno applicate quelle regole del saper vivere e di buona educazione, pertanto se in una riunione vi sono delle donne, a loro verrà data la priorità nel sedersi, verranno presentate per prima e di contro sé venisse loro presentato qualcuno non dovranno mai alzarsi dalla loro sedia.
Se ci troviamo ad una cena di gala, sarà il responsabile dell’organizzazione o padrone/a di casa a decidere i posti a tavola o se lasciare libera la scelta del tavolo da occupare. Qualora vi fossero degli ospiti di un certo riguardo basterà che il tavolo dell’ospitante sia contrassegnato da un cavalierino con scritto “riservato”. Se facciamo una scelta di assegnazione dei posti, è corretto alternare le sedute uomo – donna per permettere a tutti di interagire in modo piacevole e facilitare la conversazione. Conversazione che dovrà essere il più “leggera” possibile, evitando argomenti quali politica, malattie e fatti prettamente familiari o personali.
Per quanto riguarda i servizi di ristorazione, bisogna tenere ben presente alcuni accorgimenti che valgono per qualunque evento, sia aziendale sia privato. In presenza di molte persone, se avete optato per un buffet, verificate se il rapporto camerieri-ospiti sia adeguato, che ci sia sempre il buffet in ordine con un ricambio veloce di piatti di portata affinché il cibo si possa presentare nel miglior modo possibile, che ci siano punti di appoggio sufficienti, dislocati in più parti della sala e che vi siano tante isole che dividano l’offerta delle pietanze a secondo che siano antipasti, primi, contorni, etc. È sempre motivo di distinzione dedicare ai dolci e al caffè uno spazio più riservato. E se invece l’evento prevede una cena servita? Vi rimandiamo alla lettura del nostro articolo “Il Bon Ton a Tavola”.
Come potrete notare, applicare il bon ton, molti davanti a questa parola inorridiscono perché viene vissuta come un atteggiamento da “vecchi”, è molto semplice e racchiuso in gesti e modalità essenziali dove è il dettaglio che fa la differenza. Non abbiamo bisogno di sfarzo o di inserire aspetti spettacolari, anzi il rispetto delle buone maniere dovrebbe permeare con discrezione ogni aspetto. Solo così con piccoli e attenti accorgimenti, potremo organizzare un evento di successo.
