Suona la sveglia prestissimo! Sono le 5 e tra poco più di un’ora dobbiamo prendere un treno destinazione Venezia. Ci troviamo nell’atrio della Stazione Centrale e prima di iniziare il nostro viaggio destinato ai sopralluoghi, prendiamo un caffè al volo: non è quello delle 11 ma delle 5.47.
Saliamo sul nostro Frecciarossa che lentamente lascia la stazione e si immerge in una fitta nebbia nella periferia metropolitana. Apriamo il nostro timing e facciamo il punto su quello che saranno i nostri impegni, mio Dio! Cosa pensavamo quando abbiamo riempito l’agenda di appuntamenti? Abbiamo organizzato tutto in modo minuzioso, infilando un appuntamento dietro l’altro… Dobbiamo stare a Venezia solo un giorno, non due!
Ridiamo. Siamo state già tante volte a Venezia, ma non per lavoro. Di sicuro una cosa è visitare la città per qualche giorno, un’altra è viverla in un solo giorno, verificando attimo per attimo, luogo per luogo, la fattibilità delle nostre idee.
Venezia è una città complicata per gli eventi
Ci sono i ponti, i vicoli che sembrano tutti uguali, le calli, i suoi indirizzi a volte incomprensibili… a Venezia è tutto più complesso: gli spostamenti, il carico e lo scarico delle merci… ce ne saremmo rese conto qualche mese dopo, due giorni prima dell’evento!
L’evento che stiamo pianificando merita una location di prestigio e Venezia dà una bella scelta, e nel contempo si presta sia al nostro progetto che alle esigenze del nostro Cliente.
Una voce dall’interfono ci interrompe: tra qualche minuto arriveremo a Venezia Santa Lucia. La nostra meta.
Cercasi location disperatamente
Usciamo dalla stazione e il nostro primo appuntamento è al Molino Stucky Hilton 5 stelle L. 
Prendiamo un motoscafo-taxi preventivamente prenotato e dopo poco davanti a noi si erige un edificio bellissimo. Costruito tra l’Ottocento e il Novecento e adibito a mulino, con annesso pastificio, è riconosciuto a livello internazionale come uno dei migliori esempi di architettura industriale italiana.
Ecco, questo è uno di quei momenti dove ami molto di più il tuo lavoro: godere della bellezza dei luoghi dove sai che verserai lacrime e sangue; ma volete mettere farlo in un posto cosi?
Andiamo in giro, in lungo e in largo, vediamo tutte le sale, parliamo con i responsabili degli eventi, della cucina, della ristorazione, delle camere. Ci portano al RoofTop Bar all’ottavo piano: una vista mozzafiato su Venezia e il Canale della Giudecca. Un luogo magico ma sappiamo già che questo è solo il primo sopralluogo di una lunga serie che andremo a fare in questa frenetica giornata.
Lasciamo la riunione con tantissime informazioni, tante certezze e qualche perplessità. Ma dobbiamo subito dirigerci verso l’Arsenale di Venezia. Qui veniamo accolte dalla Responsabile che ci mostra gli enormi spazi, simbolo del potere e della potenza militare della Repubblica Serenissima e cuore della sua industria navale. Oggi una location completamente restaurata.
Anche qui giriamo in lungo in largo, prendiamo appunti, facciamo domande e guardiamo l’orologio: è già ora di spostarsi vero il Lido: l’Hotel Excelsior ci aspetta! Girando in questo magnifico palazzo moresco, tra le sue sale, i suoi spazi, visitando le sue camere, si respira tutta la comodità del lusso più contemporaneo e i fasti del passato.
L’Excelsior è davvero splendido e chiacchierando con il Direttore apprendiamo che nel salone Stucchi, Sergio Leone girò una scena di “C’era una volta in America” con Robert De Niro. Wonderful! Saremmo rimaste li ad ascoltare, ma purtroppo è arrivato il tempo di lasciarci anche questo luogo alle spalle. Abbiamo rinunciato al pranzo in Hotel! Siamo davvero ligie al dovere!
Gambe in spalla, ci si dirige verso la seicentesca Punta Dogana, edificio simbolo della città che dal 2009 affianca Palazzo Grassi come sede espositiva della François Pinault Foundation.
All’interno della sua area un cubo, epicentro della struttura, è l’ambiente ideale per meeting, convegni e conferenze, cocktail. Le terrazze del Belvedere e la piattaforma affacciata sul Canale della Giudecca, rappresentano uno dei più suggestivi panorami di Venezia.
La giornata non è ancora finita, abbiamo le ultime location da visitare per organizzare la cena di gala: a noi piace molto proporre al Cliente una diversa location da dove si svolgono i “lavori”. E’ più faticoso per noi ma sicuramente crediamo nel valore di regalare un altro scorcio della città o un panorama diverso ai convegnisti e ai loro accompagnatori.
A piedi, in realtà pochi passi, andiamo ad incontrare la Responsabile degli eventi di Palazzo Grassi, ultimo palazzo costruito sul Canal Grande prima della caduta della Repubblica di Venezia nel 1797. La riva d’acqua, l’atrio grande, l’atrio piccolo e il Palazzo Grassi Café, sono quattro spazi che permettono di organizzare cocktail, ricevimenti e cene di gala.
Sono le 15.30, un po’ “cotte” ma cariche di adrenalina, scendendo a piedi da un ponte, veniamo attratte da un’antica Osteria, ha il sapore di tradizione ed è poco turistica….”Ma noi da stamattina non abbiamo neanche fatto colazione”… leggiamo su un vecchio cartello apposto alla vetrina: Cicchetti (capiremo dopo che sono delle tapas) che vanno dal baccalà, alla polenta, alla mozzarella fritta, ai coni di pescetti fritti, prosecco, spritz… forse è un po’ tanto ma abbiamo ben 45 minuti per mandare giù qualcosa, fare il punto ed essere pronte per gli altri tre appuntamenti… in realtà erano due ma ci hanno suggerito un fornitore per dei “ricordi” originali da consegnare agli ospiti e quindi rimandiamo la partenza di un’ora.. abbiamo fatto 30, faremo 31!
Non si possono fermare le idee: l’organizzazione è un processo continuo
Un po’ allegre, forse il prosecco? Si, si il prosecco! Riprendiamo la nostra agenda e ricominciamo i nostri incontri. Prendiamo il vaporetto e poi, su e giù per i ponti e per le calli, arriviamo puntualissime al nostro appuntamento. Così la Locanda Cipriani, il Ristorante ai Do’ Forni ed infine, a piedi, arriviamo nel piazzale della Stazione.
È già buio da qualche ora, Venezia ha cambiato aspetto, le luci riflesse nei canali, la cupola e il campanile di Piazza San Marco illuminati e un po’ di nebbia che avvolge la città, donano quel non so che di romantico… Sono le 20.05, risalite sul nostro treno direzione casa, arricchite di tante idee, con gli occhi pieni di meraviglia e certe che queste ore ci hanno dato la consapevolezza che realizzeremo un faticoso ma bellissimo evento. Forza, è arrivato il tempo di metterci al lavoro!
