Il giorno dopo l'evento

Parlare dell’evento il giorno dopo, è come narrare di ciò che resta dopo uno tsunami… Si, perché tu ti senti stanchissima, non ti senti più le gambe, le spalle sono pesantissime e quell’adrenalina che ti aveva accompagnato durante tutti i preparativi, sembra svanita.

Sono stati lunghi mesi di preparazione e pianificazione, settimane senza sosta, giornate fitte di impegni e tantissime telefonate. Ogni giorno, un qualcosa di non pianificato o una richiesta da parte del Cliente, si aggiungeva alla lista delle cose da fare e tu eri li, nervi saldi e pronta a trovare la soluzione giusta optando per il piano B o adottando una via di mezzo. Con una sola ed unica certezza: Tutto questo finirà e sarà un successo!”

E il giorno dopo, è arrivato: l’evento è finito, la nostra squadra ce l’ha fatta….  è andato tutto bene!

I partecipanti erano soddisfatti ma soprattutto il Cliente ha raggiunto il suo obiettivo, ottenendo un gran successo.

Noi siamo rimaste alla location ancora qualche ora, per supervisionare il disallestimento. Questa parte va curata come tutte le altre.  Devi stare attenta, sia a restituire la location nello stesso stato in cui te l’hanno affidata, sia a gestire la logistica dei fornitori che si stanno prodigando per portare via gli allestimenti e tutti i materiali di loro competenza.

Oggi, sulla carta, l’evento è concluso ma per noi rimangono ancora molte cose da fare e tanta attenzione da dedicare, quindi, rifai le valigie e torni a casa.

A casa? …. Si fa per dire, meglio dire, rientri in ufficio!

La prima cosa da fare, rientrati in ufficio il giorno dopo,  è ritrovarsi “a caldo” con il team per analizzare l’andamento dell’evento: il prima, il durante e il dopo. L’autocritica e il nostro occhio impietoso, ci danno l’esatto metro di ciò che è venuto bene, di ciò che abbiamo sbagliato e di ciò che avremmo potuto migliorare. Questo momento è molto importante per tutti noi che abbiamo condiviso attimo per attimo tutto lo sviluppo del progetto e non vuole assolutamente essere un mettere in croce quella determinata persona o evidenziare quell’errore; è semplicemente fare in modo che in un’altra situazione simile, non si possa più ripetere lo stesso errore o la stessa distrazione. E’ un altro momento di condivisione.

Penserete, riunione molto formale? Invece no. Sapendo che era una giornata da trascorrere in ufficio senza appuntamenti esterni e senza particolari esigenze se non quella di iniziare a “chiudere” il lavoro, in questo caso ci siamo concesse alcune libertà, a partire dal look adottato, sicuramente meno rigoroso del solito, che ci facilita anche nella relazione e nel “lasciarci un po’ andare”. La battuta, la risata, la critica spassionata, il giudizio frettoloso e perché no, il pettegolezzo, in questo contesto sono permessi. L’ importante è che non si perda d’occhio l’obiettivo dell’incontro!

La seconda cosa da fare è il follow up. Questa fase, ma soprattutto il contenuto e come farlo, dipende molto dalle esigenze del Cliente;  alcune volte opta per un semplice ringraziamento con email, altre per un elegante cartoncino da far recapitare, altre volte sono telefonate che fa lui in prima persona, quindi l’organizzazione è esentata dall’occuparsene. In tutti i casi, ognuno ha il proprio follow up, noi abbiamo quello con i fornitori, i collaboratori – come abbiamo già visto – e quello con i consulenti.

Un altro lavoro nuovo ci attende nei prossimi giorni ma prima dobbiamo mettere il punto finale su questo appena concluso.

È serietà dell’organizzatore consegnare al Cliente una relazione scritta, con un feedback preciso.

Altro atto è il disbrigo della parte amministrativa. Laddove contemplata, è quella più delicata, che merita concentrazione e una velocità di chiusura notevole. Non ci si può permettere che un fornitore consegni una fattura dopo mesi…. Anche in questa fase, tutto deve funzionare come un orologio svizzero. Quindi ti metti al telefono e verifichi, fornitore per fornitore, le cifre stabilite, gli adeguamenti, laddove hai chiesto qualcosa in più rispetto al piano stilato e al preventivo firmato, quindi concordi la cifra da fatturare e aspetti il suo recapito. Ogni fattura andrà inserita nel consuntivo finale che prevede un prospetto riassuntivo delle spese effettuate. Che parte noiosa! L’altra faccia del nostro lavoro. Sei davanti ad un mega foglio di Excel, con le sue formule impostate per il calcolo in automatico, una calcolatrice da un lato perché sai, non si sa mai che i conti non tornino e preventivi e fatture dall’altra.  Annegare tra le scartoffie non è entusiasmante, quindi si cerca di velocizzare, per chiudere in fretta.

Hai inserito tutto? Hai tralasciato qualcosa? Sono piccole ansie che ti assalgono quando stai per andare dal Cliente e presentargli il consuntivo finale. I giochi sono fatti e sai che quella è una strada senza ritorno.

Qualora tu abbia dimenticato anche la più piccola delle voci non potrai mai più caricarla al Cliente. Sarà una spesa che ti troverai, ahimè, nel tuo budget societario: allora devi solo augurati che la cifra sia davvero “piccola”.