Volete organizzare un coffee break ma non avete idea di come farlo? Volete che sia perfetto? Cosa mettere nelle proposte tra le bevande e il cibo? Se avete bisogno di risposte a queste domande, continuate a leggere!
Il coffee break è un momento di pausa, un elemento imprescindibile nel corso di un evento aziendale sia esso una riunione, un meeting o un convegno. Ha un importante valore sociale nell’ambito del business: infatti, non solo dà la possibilità di rigenerarsi, ma può creare networking tra i partecipanti.
Diciamo innanzitutto che il coffee break corrisponde alla classica pausa caffè e, come tale, la sua durata non deve superare i 15/20 minuti. Essendo un micro-evento, all’interno di un altro evento, richiede comunque un’attenzione particolare ai dettagli e la sua organizzazione deve essere inappuntabile. Dall’esterno, può essere vissuto come un momento banale, ma un solo, semplice errore o una disattenzione, potrebbero compromettere la riuscita dell’intero evento.
Molte aziende lo sottovalutano, alcune tendono ad eliminarlo, ma come abbiamo detto in precedenza, è un importante momento, che serve a rigenerare una platea che fino a quel momento è stata attenta ai lavori e, quindi, aiuta i partecipanti a riconquistare quelle energie necessarie per mantenere viva la concentrazione.
Per prima cosa, se si deve organizzare un coffe break, si deve individuare la giusta location che deve essere collocata in una zona non troppo vicino alla sala dove si svolge la riunione o il convegno, né deve essere molto distante in quanto, essendo una breve pausa, non deve dare ai partecipanti l’occasione di disperdersi nei vari spazi adiacenti.
Altro elemento importante, è l’ampiezza e la luminosità dello spazio dedicato perché, da una parte permette a tutti di servirsi nello stesso tempo e, dall’altra, di poter creare delle zone con divani, poltrone e tavolini dove potersi sedere e chiacchierare per qualche momento.
Ricordiamoci che, anche se la platea è composta da soli uomini (solitamente più distratti rispetto alle donne), la presentazione del coffee break deve essere curata nei minimi dettagli, deve gratificare l’occhio e trasmettere quel valore aziendale che abbiamo evidenziato e curato per l’intero evento.
Quindi è necessario che i tavoli buffet siano grandi e ben apparecchiati, che i cibi siano ben disposti nei piatti, che le stoviglie siano brillanti e perfettamente esposte e che vi sia una netta distinzione tra l‘offerta del cibo e quella delle bevande. Altra attenzione è quella di creare alcuni tavolini sparsi per l’intera sala dove poter lasciare il bicchiere o la tazzina usati; questo permette di evitare che un flusso di persone, senza aver bisogno di altra consumazione, si rechi al tavolo buffet. Attenzione però! Ci vogliono dei camerieri che rapidamente puliscano le postazioni.
E adesso siamo alla scelta del menù: cosa offriamo? Dolce, salato o entrambi? Le possibilità e le idee sono infinite, diciamo che una scelta tra alcuni cibi dolci e altri salati sarebbe una via di mezzo che possa accontentare tutti i palati.
Partiamo con le bevande. Essendo un coffee break, è indispensabile la presenza di un ottimo caffè espresso, fatto al momento e, se volete, anche di quello americano. Non possono mancare nell’angolo delle bevande, il tea, l’acqua i succhi di frutta o le spremute create al momento. Per tornare al cibo, oggi troviamo sempre più spesso sul tavolo buffet, delle monoporzioni di macedonia di frutta fresca o in forma di spiedino, piccola pasticceria assortita, qualche dolce al cucchiaio, panini mignon salati, piccoli tramezzini e qualche salatino.
Per facilitare la scelta dei presenti, se lo spazio lo permettesse, sarebbe opportuno creare delle isole per tipologia di cibi: quindi un tavolo per i dolci, uno per il salato, uno per le bevande calde e un altro per le bevande fredde o spremute al momento. L’importante é che, per qualunque scelta si faccia, non si servano mai alcolici o cibi particolarmente elaborati; ricordiamoci che è una pausa tra una sessione di lavori e un’altra.
Concludiamo questi pochi consigli, con una piccola curiosità sulla nascita del coffee break. Sembra che la sua origine sia nel XV secolo, in Oriente, dove nei luoghi di incontro un “Capo Caffettiere” passava distribuendo una bevanda a tutti i presenti. Solo cento anni dopo, a Venezia, terra di scambi commerciali importanti, con la comparsa del caffè, nacquero le prime botteghe dedicate a questa bevanda, botteghe che divennero un punto di ritrovo tra i veneziani per trascorrere in maniera piacevole il tempo con altre persone. A poco a poco, in Europa, si diffusero queste botteghe e la nazione che ne divenne protagonista fu l’Inghilterra con le sue coffee house, chiamate con il soprannome di penny universities, in quanto con un solo penny potevi bere una buona tazza di caffè.
