Ci sono delle regole da seguire, basta essere educati?
Con piccoli accorgimenti e poche regole ecco che la convivenza può essere piacevole.
Saper vivere in ufficio, soprattutto tra colleghi, che ti ritrovi ma non scegli, un po’ di competizione e un vicino di scrivania anche un po’ “squalo”, può essere complicato e comportarsi bene e uscirne elegantemente, non è una cosa banale.
L’ufficio è il luogo dove trascorriamo buona parte della nostra giornata e trovare il modo di viverlo nei migliori dei modi è fondamentale. Le regole della buona convivenza e dell’educazione sono sempre le stesse della vita quotidiana, con la differenza che sei al lavoro e quindi vi è una pressione professionale causata dal bisogno di raggiungere obiettivi e risultati auspicabili e la voglia di emergere agli occhi del capo.
Cominciamo con il dire che i giapponesi hanno dedicato molti studi sulle condizioni del lavoro ottimale nelle diverse situazioni e le conclusioni sono che in qualunque ambiente, uffici, fabbriche, banche, etc.… l’Ordine e la Pulizia favoriscono la serenità dei dipendenti, aumentano la produttività e ne migliorano il clima lavorativo.
Ordine e Pulizia che vanno declinati a partire dalla propria persona fino al contesto in cui ci troviamo. Quindi grande attenzione all’igiene personale (l’uso dell’acqua non ha mai fatto male!) e ricordarsi sempre che l’abito fa il monaco; lasciamo stare abiti e make-up vistosi, non cospargetevi con litri di profumo e non agghindatevi con orpelli che facciano rumore (lunghe collane che battono sulla scrivania, bracciali con charms sonori). Stesso occhio di riguardo va alla nostra scrivania, quando finite di lavorare lasciatela il più in ordine possibile, servitevi di vaschette e dei cassetti per deporre i vostri documenti, questo permetterà al personale delle pulizie di svolgere il loro lavoro al meglio.
Un’altra regola da tenere ben a mente è quella che i vostri colleghi non sono la vostra famiglia, pertanto quando entrate al mattino in ufficio salutate tutti, se vi siete svegliati male non riversate su di loro il vostro malessere e se siete arrabbiati o nervosi non è il caso di farlo sapere a tutti sbattendo oggetti, sbofonchiando o rispondere in modo brusco. Qualunque sia il problema è solo vostro! In generale, attenzione sempre al tono di voce: mai troppo alto soprattutto se avete un ufficio in condivisione o addirittura vivete in un open space.
Le pause caffè e il pranzo sono momenti di convivialità e permettono di creare “il gruppo”, quindi approfittate del tempo che avete a disposizione per parlare di voi e conoscervi un po’ di più. Raccontare gli eventi del proprio fine settimana o la vostra vacanza, senza entrare troppo nei particolari, aumenta l’intesa tra colleghi. Un consiglio, se non siete molto in confidenza, evitate argomenti quali la politica e la religione e se vedete due colleghi che parlano tra loro animatamente non intervenite in discussioni che non vi riguardano.
Vi sono altri due aspetti da tenere ben presente: se non vi trovate d’accordo su un problema lavorativo discutetene con il collega in disparte e non davanti a tutti, eviterete di creare imbarazzo e non costringere gli altri a prendere una posizione a favore dell’uno o dell’altro. Il Secondo aspetto è, se dovete entrare in una stanza anche se la porta è aperta, è bene soffermarsi sulla soglia, accennare un piccolo “toc” sulla porta e chiedere permesso prima di entrare; se la porta fosse chiusa ed avete bussato, prima di aprirla aspettate di essere inviati.
Le riunioni! Le riunioni sono davvero la trappola della buona educazione e bisogna fare davvero attenzione. Sono uno strumento di lavoro importante se si sanno “usare”, quindi vanno indette quando vi è qualcosa veramente importante da condividere o un problema da affrontare. Tutti i partecipanti devono essere puntuali, chi la indice deve essere preparato e sintetico. Se si tratta di riunione con esterni al vostro ufficio, è corretto quando entrate in sala salutare in modo generico, successivamente presentarsi con nome e cognome e chi ospita deve presentare tutti i presenti al tavolo (nome cognome, carica/ruolo), nessuno escluso, partendo sempre dalla persona più alta gerarchicamente in carica. Può capitare che vi sia sfuggito un nome di qualcuno e può succedere quindi quando vi rivolgete a lui o lei dite semplicemente “mi dispiace ma ho dimenticato il suo nome”.
E adesso ci occupiamo dell’annoso argomento: i cellulari! Tutti noi andiamo in riunione breve o lunga che sia con il nostro telefonino. È obbligo silenziarlo e tenerlo in tasca o borsa, non fatelo vibrare sul tavolo diventerà nel giro di pochi secondi il centro dell’attenzione di tutti. Non rispondete mai, e se proprio dovete chiedete scusa e uscite dalla stanza.
Abbiamo accennato alla puntualità elemento fondamentale di buona educazione ma può capitare di trovarsi in ritardo per molteplici situazioni o un semplice imprevisto. Se capitasse un evento del genere, altro non c’è da fare se non avvisare immediatamente le persone che si devono incontrare, ci si scusa, si accenna al motivo del ritardo e quando si arriva non sprecate altro tempo a lamentarvi sulle cause del vostro ritardo.
Abbiamo parlato di colleghi e il Capo? Un buon capo non deve essere imperioso o arrogante, rabbioso o scortese, questi aspetti farebbero di lui un capo autoritario invece l’uso della gentilezza, l’educazione e la cortesia ne farebbero un Capo autorevole. Anche quando dovrà rimproverare qualcuno e sottolineare gli errori commessi bisogna che rimproveri per l’oggetto del lavoro svolto e non la persona, quindi un buon capo dirà: “questo lavoro è stato svolto male” e non “non sei capace di svolgerlo”.
Per ultimo ma non ultimo: le mail. Ormai uno strumento di lavoro diventato indispensabile per qualunque mansione e a qualunque ruolo. La mail di lavoro non deve mai contenere espressioni amichevoli quindi attenzione a esordire con “Ciao”, “Salve” o ad abbreviare il nome dell’interlocutore. Alessandro sarà sempre Alessandro a meno che non sia lui a chiedervi di chiamarlo Ale o Alex e via andare. Ricordarsi sempre di mettere i vostri recapiti al piede di ogni comunicazione e state attenti quando la inviate: l’indirizzo sbagliato a un destinatario potrebbe compromettere il vostro lavoro.
Per concludere possiamo dirvi che l’ufficio è il vostro microcosmo e “Non fare ad altri ciò che non vuoi venga fatto a te” è il migliore dei detti che tu possa tenere presente”. Buon lavoro!
