Il giorno prima dell'evento

Mattina presto, apriamo le tende della camera d’albergo e ci accoglie un cielo grigio che non promette niente di buono… nuvoloni neri all’orizzonte e il rumore delle onde del mare ci arriva violento. Proprio il giorno degli allestimenti!!! A maggio chi si sarebbe aspettato un tempo così in Sicilia? Ci eravamo fidate delle previsioni meteo e pensando di goderci le belle giornate catanesi, avevamo organizzato coffee break e pranzi nei meravigliosi salotti bianchi allestiti per l’occasione all’aperto, negli spazi verdi antistante l’edificio. Ora ci affidiamo alla buona sorte!

Andiamo a fare colazione velocemente, anche perché abbiamo già la certezza che sarà l’unico pasto che faremo prima di arrivare a sera… Il nostro planning è fitto di incontri e brief e niente deve essere lasciato al caso. Nel nostro lavoro, sembrerà assurdo, ma è necessario preventivare anche l’emergenza e avere una pronta soluzione o un piano B.

Il giorno prima dell'evento: la colazione

La vetrata della sala colazione, posta al primo piano su un ampio e meraviglioso giardino adiacente alla piscina, ci fa godere della vista del mare che è davvero mosso e grigio.. ma noi siamo fiduciose: verrà fuori il sole, ne abbiamo bisogno.

Ed eccoci pronte a incontrare tutti i consulenti e le maestranze che ci aiuteranno in questa tre giorni.

Si inizia con il primo brief con la Responsabile degli Eventi dell’Hotel e con gli allestitori messi a disposizione dal Romano Palace. Con loro ci prepariamo a verificare la fattibilità del piano B qualora la pioggia, che inizia a cadere, ci accompagni durante l’evento.

Subito dopo, recuperato il materiale che servirà in sala convegni, spedito in precedenza, incontriamo le hostess alle quali verranno comunicate le mansioni individuali, le specifiche di come assemblare il materiale, come disporlo e come accreditare i convegnisti. E’arrivato il momento di parlare con il Responsabile Hotel Concierge per ricontrollare le camere e la disposizione degli Ospiti.

Sono già le 11.00, il tempo vola e un caffè ci sta! Pensavamo in una breve pausa “relax” ma i cellulari continuano a squillare. E già, perché è tutta la mattina che ci cercano, sia gli ospiti che stanno per arrivare, sia i relatori che si accertano di potersi servire dei servizi che abbiamo messo a loro disposizione.

Adesso è il momento dell’appuntamento con la società che si occuperà dei transfert dall’aeroporto all’ hotel e dall’ Hotel alla Cena di Gala, ma questa è un’altra fase.

La salaIeri per muoverci in libertà e non dipendere dai taxi abbiamo noleggiato un’auto quindi ci mettiamo al volante e appena salite, si scatena la tempesta. Strade allagate, in alcuni tratti l’acqua caduta ci arriva oltre l’inizio degli sportelli, i tergicristalli, se pur al massimo, non ci permettono di vedere oltre il vetro.. chi l’avrebbe mai detto.. un disastro! Arriviamo, comprensibilmente in ritardo, a Palazzo Manganelli, dimora storica di grande bellezza, in pieno centro storico. All’ingresso, si erge la grande scalinata in marmo bianco con passatoia e cordoni rossi; ci rendiamo conto di quanto sia imponente. Durante il sopralluogo ci era piaciuta ma stavolta, ci incanta.

Passiamo in rassegna salone dopo salone, con la cartina in mano, immaginiamo il posizionamento dei tavoli per la cena, per le isole del buffet per l’aperitivo e del punto caffè per il termine della serata. Con una hostess e la guardarobiera rivediamo il loro lavoro. Nel contempo arriva il Direttore Artistico che abbiamo coinvolto per l’intrattenimento… abbiamo pensato che ai nostri ospiti regaleremo un tuffo nella Sicilia gattopardiana tra gli splendori dei saloni e la cucina dal menù tradizionale siciliano. Per far si che l’atmosfera rispecchi a pieno quel momento, abbiamo organizzato il ballo del Gattopardo. I ballerini indosseranno gli abiti autentici degli ospiti di Tancredi e Angelica. Messa a punto la regia con il Signor Stancanelli responsabile della dimora, l’appuntamento é per domani mattina, quando arriverà il catering per l’allestimento. Entrambi auspichiamo il bel tempo per poter usufruire del magnifico giardino posto davanti ai saloni del piano nobile. Un giardino così è una rarità per un palazzo nel centro storico e per i proprietari è un grande vanto. Noi dovremmo fare li l’aperitivo. Speriamo!

Riprendiamo l’auto.  La situazione per le strade sembra migliorata ma non cantiamo vittoria! Il maltempo ha rallentato tutto, fatto slittare altri appuntamenti e così la giornata sarà ancora più lunga.

E’ il momento di andare ad incontrare la responsabile del secondo Hotel che ospiterà stanotte lo staff e alcuni ospiti che si sono aggiunti negli ultimi giorni. Quest’anno, il Convegno avrà una partecipazione oltre le aspettative e le camere del Romano Palace, compreso le suite, non ci permettevano di coprire la richiesta.

Noi, ahimè, dobbiamo lasciare le nostre camere al Romano Palace (vista mare impagabile) per alloggiare in questo hotel in centro città che comunque fa parte della stessa proprietà.

Data un’ultima occhiata alla lista degli ospiti, alcuni stanno già arrivando, affissi i cartelli nelle bacheche con il programma della giornata del Convegno, dei transfert e i numeri utili da contattare, torniamo alla sede del Convegno.

Ad aspettarci, la guida turistica che da domani accompagnerà le mogli dei convegnisti in giro tra momenti di pura arte e un po’ di shopping. Prima tappa, domani pomeriggio, è Taormina. Come vorremmo andare anche noi!

Davanti ad una tazza di thè, anche se l’ora vorrebbe un aperitivo accompagnato dalle delizie rustiche siciliane, definiamo gli ultimi aspetti, consegniamo l’elenco dei partecipanti alla guida e, senza se e senza ma, riprendiamo il nostro timing.

L'hotelAdesso dobbiamo accertarci che il ristorante siciliano che abbiamo prenotato per i 30 convegnisti e lo staff in arrivo in serata, abbia organizzato tutto per la cena. Telefoniamo e veniamo tranquillizzate con minuziosi dettagli da parte del proprietario che, da buon siciliano, ci accoglierà, qualche ora dopo, come solo loro sanno fare: cordialità e ospitalità. Speriamo arrivi presto l’ora di cena!

Ci accomodiamo nella hall e rifacciamo il check di tutta la gestione, check che avremmo continuato a fare nei due giorni successivi: scontentare un ospite, perdersi un accompagnatore durante l’escursione, un sistema audio in sala che non funziona alla perfezione, ecco, anche se solo una di queste cose dovesse avverarsi domani, per noi sarebbe un disastro.. quindi via, rifacciamo il punto!

Oddio sono le 20.15: tra gli arrivi di qualche ospite e prenotare i taxi per il ristorante, ci siamo dilungate e tra 45 minuti dobbiamo essere al ristorante a ricevere gli ospiti… Peccato che dobbiamo portare i nostri bagagli nell’altro Hotel in centro, farci una doccia, cambiarci, truccarci e mettere a posto i capelli! Quanta pioggia abbiamo preso.. eppure ieri sera eravamo in perfetto ordine, fresche di parrucco. Ci viene in soccorso la Responsabile della Reception che ci lascia cambiare e docciarci al Romano Palace. Abbiamo risparmiato un bel po’ di tempo, ma adesso è tempo di andare.

Sono le 21.30 e gli ospiti sono già accomodati al ristorante, gli altri 220 convegnisti continueranno ad arrivare in serata e nelle prime ore di domani.  Pensiamo di rilassarci un po’ ma tra i camerieri che aspettano il nostro segnale per servire ogni portata e i nostri cellulari che continuano a squillare, la serata non è poi così rilassante ma.. il cibo è ottimo!

Appena servono il dolce ci alziamo e prima, di andare nel nostro albergo, ritorniamo al Romano Palace per verificare che gli ospiti che dovevano arrivare in aereo siano tutti in hotel. L’ultima navetta la incrociamo al cancello, l’autista ci conferma che per la serata ha concluso il turno e l’appuntamento è per domani con la prima navetta che arriverà da noi alle 7.30.

La location allestita per l'eventoÈ trascorsa la mezzanotte, e con le nostre valigie, prendiamo possesso delle nostre camere per queste due notti. Una sana doccia ci aspetta, senza immaginare che l’indomani sera, nello stesso hotel, una ventina di ospiti rimarrà senza acqua per un black out di due ore, prima della cena di gala! Qui non esiste nessun piano B e la frustrazione di stare ad aspettare che riparta tutto, è da ansia pura. Ci voleva anche il topo che, nel vano caldaia dei sotterranei dell’hotel, si mangiasse un cavo elettrico.

Sono le 1.28: in camicia da notte, beviamo una tisana in camera e decidiamo che l’indomani la colazione la facciamo alle 7, al bar Europa. Ci meritiamo una bella colazione catanese: una granita, una “brioscia col tuppo” e poi alle 7.30, pronte sul posto di comando, per ricevere i convegnisti e i loro accompagnatori. E adesso, spenta la luce, dormiremo 4 ore. Domani è un altro giorno!